О том, что такое архив, все знают из кинофильмов: это длинные ряды стеллажей, полки, заставленные папками и коробками, набитыми разной макулатурой. Университетский архив в целом действительно выглядит так, как и все его остальные «собратья»-архивы. Но вот хранится там далеко не все подряд. Об истории университетского архива и его проблемах рассказала нашим читателям заведующая архивом Людмила Михайличенко.

Срок хранения длиною в жизнь
Архив Томского государственного университета расположен на цокольном этаже второго учебного корпуса и занимает площадь 350 квадратных метров. На этом месте раньше была учебная библиотека, так что помещение оказалось вполне приспособлено для хранения бумажных документов: в нем достаточно сухо, нежарко, «по наследству» архиву достались даже книжные стеллажи (хотя они оказались не очень удобными для архивных дел). Архив переехал сюда в 1999 году, тогда его переместили из главного корпуса.
– Я как раз была принята на работу в университет. Нелегко было перевезти почти 100 тысяч дел из одного корпуса в другой, – говорит Людмила Викторовна. – Сейчас переместить куда-то архив, наверное, уже нереально…
Срок хранения документов, которые поступают в университетский архив – 75 лет. Считается, что это средняя продолжительность человеческой жизни. Хранятся в основном документы по личному составу: личные дела, приказы, бухгалтерские документы, личные карточки – то есть все, что относится к человеку, его деятельности и его зарплате. Вообще, по правилам архивного дела после истечения срока хранения такие документы должны быть уничтожены. Но университетские личные дела, в связи с их значимостью, не уничтожаются.
Томский областной архив, наряду с документальной информацией по основной деятельности вуза, сделав исключение, хранит и наши документы по личному составу. Хронологические рамки: с момента образования Томского Императорского университета в 1888 году до 1944 года.
Все документы по личному составу после 1944 года все еще находятся в стенах родного вуза. Они не подлежат хранению в ГАТО. На сегодняшний день это 143 тысячи единиц хранения. Есть даже отдельные виды документов за 1933 и 1937 годы, с ними постоянно работают университетские историки.
– В архив дела принимаются по актам, затем они вносятся в опись, шифруются и только тогда занимают свое место на стеллажах, – описывает порядок работы с документами Людмила Викторовна. – Кроме работы с документами, хранитель постоянно выполняет самые разнообразные запросы: в архив обращаются представители МВД, пенсионного фонда и других официальных инстанций, а также выпускники, работодатели (с проверкой подлинности дипломов), историки и т.д. Все это довольно специфическая работа, нужны определенные навыки и умения для архивного дела. Я сама окончила историко-филологический факультет. Необходимый опыт приобрела в областном архиве, где проработала 14 лет. Теоретические и практические знания использую в работе архива университета.

Приближаемся к ста процентам
– Во втором корпусе архив находится 14 лет, – продолжает Людмила Викторовна. – Когда его перевезли и были размещены документы, оказалось, что заполненность архива уже составляла около 70 процентов. Теперь – почти 99,9 процентов. Возможно, на год работы этого ресурса хватит, но после этого я вынуждена буду прекратить прием документов в архив. Это самая большая проблема сейчас, которая требует немедленного решения – надо искать дополнительные помещения для архива.
В последние годы поток документов увеличился. Например, в 2004 году общее количество приказов составило 33 тома, в 2009-м – уже 55, а в 2011-м – 60 томов. В архив переданы дела закрытого филиала ТГУ в Прокопьевске. В среднем ежегодно в архив сдается около 5500 дел, но что произойдет, если их негде будет хранить? Представьте себе: новые студенты пришли – а их документы ставить некуда; нет места и делам выпускников, покинувших стены alma mater, приказам… Но Людмила Михайличенко надеется, что проблема будет решена, и университетский архив продолжит свою бесперебойную, такую важную для всех нас работу.

Наталья Жилякова